Privacy Policy

Politique de confidentialité en ligne d’EHN 

Date d’entrée en vigueur : 23 juin 2021 

Dernière mise à jour : 23 juin 2021 

Ehnonline.ca (le “site”) est détenu et exploité par Edgewood Health Network Inc. et peut être contacté à l’adresse [email protected].  

Objectif 

L’objectif de cette politique de confidentialité est d’informer les utilisateurs de notre site de ce qui suit : 

1. L’historique de navigation  

1. Collecte de données personnelles 

1. Utilisation des données collectées 

1. Accès aux données collectées 

1. Les droits des utilisateurs du site 

1. La politique de gestion des cookies du site 

Consentement 

En utilisant notre site, les utilisateurs conviennent de ce qui suit : 

1. Les conditions énoncées dans la présente politique de confidentialité et 

1. La collecte, l’utilisation et la conservation des données énumérées dans la présente politique de confidentialité. 

L’historique 

EHN Online suit une procédure standard d’utilisation de l’historique de visite. Ces fichiers enregistrent les visiteurs lorsqu’ils se rendent sur des sites web. Toutes les sociétés d’hébergement le font dans le cadre de l’analyse des services d’hébergement. Les informations recueillies par les fichiers journaux comprennent les adresses de protocole Internet (IP), le type de navigateur, le fournisseur d’accès Internet (FAI), la date et l’heure, les pages de renvoi et de sortie et le nombre de clics. Elles ne sont liées à aucune information permettant d’identifier une personne.  

Le but de ces informations est d’analyser les tendances, d’administrer le site, de suivre les mouvements des utilisateurs sur le site et de recueillir des informations démographiques. 

Données personnelles que nous collectons 

Nous recueillons des données qui nous aident à atteindre l’objectif défini dans la présente politique de confidentialité. Nous pouvons collecter des données supplémentaires en plus des données énumérées ci-dessous afin d’atteindre cet objectif. 

Notre engagement à l’égard de la protection de la vie privée est assuré par notre adhésion à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi qu’aux lois provinciales essentiellement similaires. De plus, tous les employés sont liés par un accord de confidentialité comme condition d’emploi. 

Données collectées automatiquement 

Lorsque vous visitez et utilisez le site, EHN Online peut recueillir et enregistrer automatiquement les informations suivantes : 

1. Liens cliqués ; 

1. le contenu consulté ; et 

1. Interaction du contenu. 

Il s’agit d’une liste non exhaustive et, à votre connaissance, d’autres informations peuvent être recueillies en rapport avec la finalité du Site.  

Données collectées manuellement 

Nous pouvons également recueillir les données suivantes lorsque vous exécutez certaines fonctions sur le site : 

1. Prénom et nom de famille ; 

1. Adresse électronique ; 

1. le numéro de téléphone ; et 

1. Informations supplémentaires relatives aux références. 

Ces données peuvent être recueillies par les méthodes suivantes : 

1. Remplir notre formulaire de contact ; 

1. Réserver une évaluation ; 

1. Répondre à notre questionnaire d’auto-évaluation ; et 

1. Remplir un formulaire de référence. 

Il s’agit d’une liste non exhaustive et, à votre connaissance, d’autres informations peuvent être recueillies en rapport avec la finalité du Site.  

Utilisation des données personnelles  

Les données collectées sur notre site ne seront utilisées qu’aux fins spécifiées dans la présente Politique de confidentialité ou indiquées sur les pages concernées de notre Site. Nous n’utiliserons pas vos données au-delà de ce que nous indiquons dans la présente politique de confidentialité. 

La collecte automatique de données est utilisée pour les statistiques de marketing et l’assurance qualité. Les données que nous recueillons lorsque l’utilisateur exécute certaines fonctions peuvent être utilisées à des fins de communication future. 

Partage des données personnelles  

Employés 

Nous pouvons divulguer les données des utilisateurs à tout membre de notre organisation qui a raisonnablement besoin d’accéder aux données des utilisateurs pour atteindre les objectifs définis dans la présente politique de confidentialité. 

Autres divulgations 

Nous ne vendrons ni ne partagerons vos données avec d’autres tiers, sauf dans les cas suivants : 

1. Si la loi l’exige 

1. Si cela est nécessaire pour toute procédure judiciaire et 

1. Pour prouver ou protéger nos droits légaux 

Si vous suivez des hyperliens de notre site vers un autre site, veuillez noter que nous ne sommes pas responsables de leurs politiques et pratiques de confidentialité et que nous n’avons aucun contrôle sur celles-ci. 

Durée d’entreposage des données 

Les données des utilisateurs seront conservées jusqu’à ce que l’objectif pour lequel elles ont été collectées ait été atteint. Vous serez informé si vos données sont conservées plus longtemps que cette période. 

Protection des données personnelles  

Afin de protéger votre sécurité, nous utilisons le système de cryptage de navigateur le plus puissant disponible et nous enregistrons toutes nos données sur des serveurs dans des installations sécurisées. Toutes les données ne sont accessibles qu’à nos employés, qui sont liés par des accords de confidentialité stricts. 

Les modules complémentaires tiers destinés à améliorer l’expérience de l’utilisateur sont sélectionnés en fonction de leur puissance de cryptage et choisis dans le respect de la vie privée des utilisateurs. 

Enfants 

Nous ne collectons ni n’utilisons sciemment les données personnelles des enfants de moins de 13 ans. Si nous apprenons que nous avons collecté de telles données, elles seront supprimées dès que possible. Si un enfant de moins de 13 ans nous a fourni des données personnelles, ses parents ou son tuteur peuvent contacter notre responsable de la protection de la vie privée. 

Accès, modification, suppression ou contestation des données collectées  

Pour en savoir plus sur la manière dont nous collectons, utilisons ou divulguons vos données personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected].  

Refuser la collecte de données 

Les utilisateurs peuvent refuser l’utilisation de leurs données personnelles ou des courriels de marketing. Vous pouvez refuser de recevoir des courriels de marketing en cliquant sur “se désabonner” au bas de tout courriel de marketing, ou en ne cliquant pas sur les cases de consentement de courriel sur le site. 

Demande d’informations 

Nous sommes tenus par la loi de divulguer toute information dont nous disposons à votre sujet sur demande et d’expliquer à quelles fins ces informations sont utilisées et à quelles autres entités elles ont été divulguées. Les demandes concernant vos informations peuvent être adressées à [email protected]. 

Politique en matière de témoins 

EHN Online utilise les types de témoins suivants : 

1. Fonctionnel. Utilisé pour mémoriser les sélections que vous faites sur notre site afin qu’elles puissent être enregistrées lors de votre prochaine visite. 

1. Analytique. Permet à EHN Online d’améliorer la conception et la fonctionnalité de notre site en recueillant des données sur la façon dont vous accédez à notre site. 

1. Compléments et applications de tiers. Le site utilise des modules complémentaires de tiers pour les deux objectifs susmentionnés. Ces modules complémentaires sont soigneusement choisis en tenant compte de la protection de la vie privée des utilisateurs. 

Applications tierces 

Les serveurs publicitaires ou réseaux publicitaires tiers utilisent des technologies telles que les témoins, le JavaScript ou les balises Web qui sont utilisées dans leurs publicités et liens respectifs apparaissant sur EHN Online, qui sont envoyés directement aux navigateurs des utilisateurs. Ils reçoivent automatiquement votre adresse IP lorsque cela se produit. Ces technologies sont utilisées pour mesurer l’efficacité de leurs campagnes publicitaires et/ou pour personnaliser le contenu publicitaire que vous voyez sur les sites internet que vous visitez. Le site permet actuellement aux entités suivantes de fonctionner en tant que tiers :  

• Facebook 
• Google  

• LinkedIn 
• CallRail 
• HubSpot 
• la clarté ; et  
• La dérive.  

Consultez leurs sites internet pour en savoir plus sur leurs politiques et pratiques individuelles en matière de confidentialité. 

Il s’agit d’une liste non exhaustive. D’autres informations peuvent être recueillies par de nouveaux tiers introduits sur le site dans le cadre de notre objet.  

Notez que EHN Online n’a aucun accès ou contrôle sur ces témoins qui sont utilisés par des annonceurs tiers. 

Politique de confidentialité en ligne uniquement 

La présente politique de confidentialité s’applique uniquement à nos activités en ligne et est valable pour les visiteurs de notre site internet en ce qui concerne les informations qu’ils ont partagées et/ou collectées sur le Site. Cette politique n’est pas applicable aux informations collectées hors ligne ou via des canaux autres que le Site. 

Informations de contact 

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected].  

  

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada 

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada 

30, rue Victoria 

Gatineau, QC 

K1A AH3 

  

Sans frais : 1-800-282-1376 

Téléphone : (819) 994-5444 

TTY : (819) 994-6591 

  

Site internet : https://www.priv.gc.ca/ 

  

Commissaires provinciaux à la protection de la vie privée 

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta 

410, 9925 – 109 Street 

Edmonton, Alberta T5K 2J8 

Numéro gratuit : 1-888-878-4044 

Site internet : http://www.oipc.ab.ca 

  

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique 

P.O. Box 9038, Stn. Prov. Govt. 

947 Fort Street, 4e étage 

Victoria, Colombie-Britannique V8W 9A4 

Sans frais : 1-800-663-7867 (gratuit en Colombie-Britannique) 

Site internet : http://www.oipc.bc.ca/ 

  

Commission d’accès à l’information du Québec 

575, rue Saint-Amable, bureau 1.10 

Québec, Québec G1R 2G4 

Sans frais : 1-888-528-7741 (gratuit au Québec) 

Site internet : http://www.cai.gouv.qc.ca/index-en.html 

EHN Outpatient Services Inc. Politique de confidentialité 

En vigueur : 7 février 2017 

Date de la dernière modification : 19 juillet 2021 

Le système de EHN Outpatient Services Inc. pour les programmes intensif de suivi externe se compose de deux parties : l’application Wagon et les services de consultation en ligne. L’application Wagon et les services de consultation en ligne peuvent vous être fournis directement par EHN Outpatient Services Inc. ou par un autre établissement de traitement ou fournisseur de soins de santé autorisé. La présente politique de confidentialité régit la façon dont EHN Outpatient Services Inc. et l’application Wagon recueillent, utilisent, divulguent et gèrent autrement vos renseignements personnels, y compris les renseignements personnels sur la santé, le cas échéant. 

Si vous utilisez Wagon dans le cadre d’un programme de traitement fourni par un autre fournisseur autorisé, veuillez vous reporter à la politique de confidentialité de ce fournisseur afin de comprendre comment il collecte, utilise, divulgue et gère vos informations personnelles, y compris les informations de santé personnelles. 

VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.  EN ACCÉDANT À L’APPLICATION WAGON ET EN UTILISANT SES SERVICES, VOUS RECONNAISSEZ QUE VOUS AVEZ LU, COMPRIS ET ACCEPTÉ D’ÊTRE LIÉ PAR CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET LES CONDITIONS DE SERVICE.  SI VOUS N’ACCEPTEZ PAS CES CONDITIONS, N’UTILISEZ PAS WAGON. 

EHN Outpatient Services Inc. recueille des informations auprès de vous. 

Wagon recueille différentes informations vous concernant selon que vous utilisez l’application Wagon, que vous vous inscrivez aux services de conseil en ligne fournis par EHN Outpatient Services Inc. ou les deux. 

L’application Wagon recueille votre nom, votre adresse et votre adresse électronique lorsque vous configurez votre profil en ligne et votre plan de rétablissement. L’application Wagon recueille également des informations lorsque vous enregistrez vos objectifs, vos émotions, vos déclencheurs et vos comportements en utilisant l’application.  EHN Outpatient Services Inc. transmet et enregistre ces données en toute sécurité, en exploitant la plateforme d’informatique en nuage Azure de Microsoft. L’application Wagon recueille et compile également des statistiques de progression sur vos réalisations d’objectifs, émotions, déclencheurs et autres comportements. 

L’application Wagon transmet vos données à EHN Outpatient Services Inc. (ou à un prestataire de soins de santé autorisé), ce qui permet à ladite société de fournir des conseils et des orientations sur la base de ces données. 

L’application Wagon propose en option la géolocalisation afin d’apporter un meilleur soutien aux utilisateurs de l’application et de leur indiquer lorsqu’ils se trouvent dans un endroit susceptible de les déclencher. L’activité de géolocalisation et l’historique ne sont pas accessibles à votre conseiller. 

Si vous vous inscrivez aux services de consultation en ligne offerts et fournis par EHN Outpatient Services Inc. (postcure en ligne, thérapie de groupe, coaching, consultation individuelle ou notre programme intensif pour patients externes), votre conseiller peut également recueillir les renseignements personnels que vous avez fournis lors de votre inscription ou que vous avez partagés lors de vos séances de thérapie.  Ces informations personnelles peuvent inclure votre adresse personnelle, votre numéro de téléphone, votre employeur, votre sexe, les informations relatives à votre carte de crédit pour le paiement, les informations ou les dossiers concernant vos antécédents médicaux ou de santé, les traitements et services de conseil précédents, votre état de santé et les résultats des tests de laboratoire, les médicaments actuels et précédents, ainsi que d’autres informations d’identification et de santé. Vos renseignements personnels peuvent être contenus dans des dossiers médicaux, des notes de traitement et d’examen, et d’autres dossiers relatifs à la santé conservés par votre conseiller.  Tous les renseignements personnels recueillis lors de votre inscription ou de vos séances de thérapie sont enregistrés et conservés dans un système d’entreposage sécurisé. 

EHN Outpatient Services Inc. ne conserve vos informations qu’aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir des services et pour des protections légales ou comme l’exigent les lois et règlements applicables. 

Ce que EHN Outpatient Services Inc. ne fait pas 

L’application Wagon ne recueille pas de données de santé ou médicales telles que le diagnostic, l’âge, le poids, les médicaments, etc. EHN Outpatient Services Inc. ne recueille des renseignements personnels sur votre santé et vos données médicales que si vous vous inscrivez aux services de consultation en ligne offerts par EHN Outpatient Services Inc. ou par un autre fournisseur de soins de santé autorisé. 

EHN Outpatient Services Inc. ne prédit pas les résultats de santé tels que la sobriété ou la rechute. 

L’application Wagon ne fait pas office de ligne de crise et ne peut être utilisée en cas d’urgence. 

L’application Wagon n’entrepose  pas de données de géolocalisation et n’envoie pas de données géographiques à la société ou à l’institution qui fournit l’application Wagon à l’utilisateur. 

EHN Outpatient Services Inc. utilise les informations telles que divulguées et décrites ci-dessous : 

Ni EHN Outpatient Services Inc. ni les conseillers de EHN Canada n’utilisent ou ne divulguent les renseignements personnels à d’autres fins que celles de vous aider à atteindre un rétablissement à long terme. 

Nous utilisons ces informations pour répondre à vos besoins, demandes ou questions.  Nous pouvons également utiliser vos informations pour répondre à vos commentaires. 

Nous pouvons divulguer vos informations aux conseillers et au personnel de soutien dans le but d’améliorer les services que nous vous offrons. 

Nous utilisons également vos informations pour améliorer l’application Wagon et les services que nous fournissons.  Nous pouvons utiliser vos informations pour personnaliser votre expérience avec nous, dans le but de mieux répondre à vos objectifs. 

Nous utilisons les informations pour communiquer avec vous.  Nous pouvons communiquer avec vous au sujet de votre compte ou en réponse à vos progrès ou à votre comportement.  Nous pouvons utiliser des notifications de type “push” dans l’application Wagon.  Celles-ci peuvent inclure des conseils et des stratégies pour vous aider à atteindre vos objectifs et à identifier les déclencheurs et les comportements.  Votre conseiller peut également utiliser l’application pour communiquer avec vous. 

Nous pouvons utiliser l’adresse électronique ou le numéro de téléphone que vous avez fourni lors de votre inscription pour répondre périodiquement à vos progrès en matière de rétablissement et les soutenir. Votre adresse électronique n’est pas utilisée à d’autres fins et n’est pas communiquée à des tiers. 

Nous utiliserons les informations comme la loi l’autorise ou comme nous pouvons vous le notifier. 

EHN Outpatient Services Inc. partage certaines informations avec des tiers. 

Nous partagerons des informations avec des tiers qui peuvent fournir des services en notre nom.  Par exemple, nous pouvons faire appel à des prestataires de services pour traiter les paiements, héberger notre site internet et entreposer des informations en notre nom. 

En tant que fournisseur de votre traitement, EHN Outpatient Services Inc. ne divulguera pas volontairement de renseignements vous concernant à l’extérieur des établissements et des cliniques d’EHN Canada, sans votre consentement écrit. 

Nous partagerons des informations si nous sommes tenus de nous conformer à la loi ou de protéger notre entreprise.  Nous fournirons des informations si elles sont demandées par une citation à comparaître ou une ordonnance du tribunal ; si un gouvernement ou une agence d’investigation en fait la demande.  Nous pouvons partager des informations si nous enquêtons sur une fraude potentielle. 

Nous partagerons des informations pour d’autres raisons dont nous pourrons vous informer. 

Vous avez votre mot à dire sur la façon dont EHN Outpatient Services Inc. utilise certaines de vos informations. 

Vous pouvez désactiver les notifications de type “push” pour l’application Wagon sur votre téléphone.  Vous pouvez également décider de ne pas recevoir les courriels que vous ne souhaitez pas recevoir. 

Bien que l’application Wagon puisse utiliser la géolocalisation, vous pouvez désactiver cette fonction dans l’application elle-même. 

EHN Outpatient Services Inc. utilise des mesures de sécurité standard pour protéger les données. 

Nous comprenons que la sécurité des données est une question essentielle pour vous et nous nous engageons à protéger les informations personnelles dont nous avons la garde et le contrôle. 

EHN Outpatient Services Inc. a mis en place un programme complet de sécurité des informations qui comprend des politiques et des procédures écrites, ainsi que des contrôles de sécurité. Nous avons mis en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables afin de nous protéger contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés des renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle. 

EHN Outpatient Services Inc. respecte les règlements et les pratiques en matière de confidentialité de la province ou du territoire où résident les clients lorsqu’il recueille, utilise et divulgue leurs IP et leurs RPS. 

Nos pratiques en matière de protection de la vie privée visent à se conformer aux lois sur la protection de la vie privée applicables, y compris, sans s’y limiter, la “Personal Health Information Protection Act” (Ontario) (” PHIPA “), la “Personal Information Protection Act” (Alberta et Colombie-Britannique) (” PIPA “), la “Health Information Act” (Alberta) (” HIA “), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Territoires du Nord-Ouest) (” LPRPDE “) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec). Nous assurerons la confidentialité de vos renseignements personnels comme l’exigent les lois sur la protection de la vie privée applicables, y compris, sans s’y limiter, la PHIPA, la PIPA, l’HIA et la LPRPDE ainsi que les règlements d’application de ces lois. 

Des mots de passe complexes sont nécessaires à tous les utilisateurs pour accéder à l’application Wagon, y compris les développeurs, les administrateurs, les conseillers et les clients. 

Lorsque vous utilisez l’application Wagon, vos données sont cryptées à la fois en transit et au repos, en utilisant un cryptage de niveau AES_256. Il s’agit d’une spécification approuvée par le National Institute of Standards and Technology pour le cryptage des données à clé symétrique. Elle a été adoptée par le gouvernement américain pour remplacer les méthodes de cryptage précédentes. 

En outre, EHN Outpatient Services Inc. utilise HTTPS pour authentifier la communication entre toutes les entités du système. HTTPS offre une garantie raisonnable que les données sont transférées uniquement entre les composants de EHN Outpatient Services Inc. (base de données, serveur et application) et que les données ne peuvent être lues ou falsifiées par un tiers. 

Selon le type de service de consultation  auquel vous vous inscrivez, EHN Outpatient Services Inc. utilise Zoom Video Communications Inc. (Zoom) ou OnCall Health (OnCall) comme technologie pour offrir des séances de thérapie en ligne sûres et sécurisées. Zoom est conforme à la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA). Pour plus d’informations sur la manière dont Zoom protège la confidentialité de vos sessions en ligne, consultez la politique de confidentialité de Zoom. OnCall est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à toutes les lois équivalentes sur la protection des renseignements personnels sur la santé au Canada. EHN Outpatient Services Inc. utilise également OnCall comme plateforme sécurisée pour l’inscription aux programmes et les séances de consultation en ligne avant le placement dans le programme de traitement approprié. Pour de plus amples renseignements sur OnCall Health, consultez sa politique de confidentialité. 

Bien que nous utilisions toutes les mesures standard à notre disposition pour sauvegarder et protéger les informations qui sont sous notre contrôle contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, n’oubliez pas qu’aucune méthode de transmission sur Internet ou d’entreposage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons pas garantir sa sécurité absolue. C’est à vous, l’utilisateur, de veiller à vous protéger.  Soyez prudent lorsque vous utilisez une application ou internet.  N’autorisez pas l’accès non autorisé à votre compte, protégez vos mots de passe et vos noms d’utilisateur, et limitez l’accès à vos appareils. Verrouillez votre appareil mobile lorsque vous ne l’utilisez pas et ne vous laissez jamais connecter à un site ou une application. 

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Ce que EHN Outpatient Services Inc. fera si la présente politique est mise à jour. 

EHN Outpatient Services Inc. peut être amené à modifier ses pratiques de confidentialité de temps à autre.  Nous vous en informerons toujours, comme l’exige la loi, et nous conserverons toujours une politique actualisée accessible via l’application.  Veillez à vérifier périodiquement les mises à jour. 

Nous sommes à votre écoute si vous avez des questions ou des préoccupations. 

Vous pouvez soumettre votre demande générale ou votre préoccupation avec un message détaillé à [email protected]. 

Author: Samantha Campbell  

Version:  Wagon Health Solutions Version 2.0 

Date: September 30, 2019
 

Executive Summary:

In accordance with Ontario Regulation 329/04 made under the Personal Health Information Protection Act , 2004 (PHIPA), Wagon Health Solutions team has completed a Privacy Impact Assessment (PIA) for Wagon Health Solutions Version 2.0.  

Wagon Health Solutions is a sophisticated recovery management solution that helps maintain a continuous connection between counselor and patient throughout recovery. Wagon is both a patient monitoring tool for healthcare providers, as well as a daily goals-based addiction recovery support tool for patients. 

This summary reflects the findings and recommendations from the first PIA conducted for Wagon Health Solutions Version 1.0. The PIA was conducted based on the guidelines recommended by the Office of the Privacy Commissioner of Canada, which incorporates the ten principles of the Canadian Standards Association Model Code for assessing fair information handling practices.  

Privacy Principles:

The findings and recommendations relating to potential privacy risks for Wagon Health Solutions 1.0 are presented in a framework consistent with the ten privacy principles of the CSA Model Code for assessing fair information handling practices.  

Principle 1: Accountability 

Compliance status: Full 

Recommendations for risk mitigation:

• None 

 

Principle 2: Identifying Purposes  

Compliance status: Full

Recommendations for risk mitigation:

• None 

 

Principle 3: Consent  

Compliance status: Full 

Recommendations for risk mitigation:

• None 

Principle 4: Limiting Collection 

Compliance status: Full

Recommendations for risk mitigation:

• None 

 

Principle 5: Limiting Use, Disclosure, and Retention  

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Develop a formal written retention policy and disposition schedule for client data. 

 

Principle 6: Accuracy  

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Develop a policy for periodic testing of the accuracy of the transmission of client data. 
• Develop policies and procedures for monitoring and evaluating Wagon user audit logs. 

 

Principle 7: Safeguards 

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Configure Azure to monitor and report on inappropriate system use.  
• Develop and document a policy for monitoring and responding to inappropriate system use. 

 

Principle 8: Openness  

Compliance status: Full

Recommendations for risk mitigation:

• None 

 

Principle 9: Individual Access  

Compliance status: Full

Recommendations for risk mitigation:

• None 

 

Principle 10: Challenging Compliance  

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• None 

Executive Summary

In accordance with Ontario Regulation 329/04 made under the Personal Health Information Protection Act , 2004 (PHIPA), Wagon Health Solutions team has completed a Privacy Impact Assessment (PIA) for Wagon Health Solutions Version 1.0. 

Wagon Health Solutions is a sophisticated recovery management solution that helps maintain a continuous connection between counsellor and patient throughout recovery. Wagon is both a patient monitoring tool for healthcare providers, as well as a daily goals-based addiction recovery support tool for patients.

This summary reflects the findings and recommendations from the first PIA conducted for Wagon Health Solutions Version 1.0. The PIA was conducted based on the guidelines recommended by the Office of the Privacy Commissioner of Canada, which incorporates the ten principles of the Canadian Standards Association Model Code for assessing fair information handling practices. 

Privacy Principles 

The findings and recommendations relating to potential privacy risks for Wagon Health Solutions 1.0 are presented in a framework consistent with the ten privacy principles of the CSA Model Code for assessing fair information handling practices. 

 

Principle 1: Accountability

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Document the administrative structure for privacy, including who is responsible for performing privacy-related duties within the Wagon organization.
• Determine who in the Wagon organization performs the annual PIA and who will approve each PIA.

Principle 2: Identifying Purposes 

Compliance status: Full

Recommendations for risk mitigation:

• Remove or change the collection of Clinic Location from the information collected via the Wagon Dashboard. If changed, ensure that it provides information to counsellors that affects the patients care.

Principle 3: Consent

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Include in the Wagon set-up email sent that is sent to patients a link to the Wagon privacy policy and disclaimer.
• Create a formal written policy for updating the Wagon Privacy Policy, which specifies that it should be updated when a new feature is added to Wagon.

Principle 4: Limiting Collection

Compliance status: Full

Recommendations for risk mitigation:

• None

Principle 5: Limiting Use, Disclosure, and Retention 

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Develop a formal written retention policy and disposition schedule for patient data.

Principle 6: Accuracy 

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Develop a policy for periodic testing of the accuracy of the transmission of patient data.
• Develop policies and procedures for monitoring and evaluating Wagon user audit logs.

Principle 7: Safeguards

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Document a Threat & Risk Assessment (TRA) policy with emphasis on privacy risks and concerns and how these concerns have been addressed.
• Configure Azure to monitor and report on inappropriate system use.
• Develop and document a policy for monitoring and responding to inappropriate system use.
• For internal Wagon administrators and developers, create an internal access level tracking system which logs name, role, access level and approver.

Principle 8: Openness 

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Post Wagon’s PIA Summary report on Wagon’s website (onthewagon.ca).
• Include a link to Wagon’s Privacy Policy within the Wagon app.
• Designate a Privacy Officer.
• Create and post an Outline of Procedure for data deletion and/or privacy inquiries to the FAQs at onthewagon.ca.

Principle 9: Individual Access 

Compliance status: Full

Recommendations for risk mitigation:

• None

Principle 10: Challenging Compliance 

Compliance status: Partial

Recommendations for risk mitigation:

• Create formal written procedures for receiving and responding to privacy complaints.
• Designate a person responsible for receiving and resolving privacy complaints.
• Provide a mechanism for tracking and reporting privacy complaints.
• Implement a process for conducting privacy complaints compliance audits.